Uma ferramenta para ajudar você a pensar antes de sair fazendo.

“PDCA” é a sigla das palavras em inglês que designam cada etapa do ciclo:

“Plan”, planejar; “Do”, fazer ou agir; “Check”, checar ou verificar; e “Action”, no sentido de corrigir ou agir de forma corretiva.

Também conhecido como “Ciclo de Deming”, o ciclo PDCA é uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade (ou ferramentas gerenciais) e permite o controle do processo.

O PDCA é um método.

Mas, vamos entender por partes?

O que é um MÉTODO?

 René Descartes

PDCA por Falconi

Qual a origem?

O PDCA foi criado na década de 20 por Walter A. Shewhart - um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.

Mas foi William Edward Deming que popularizou após palestras realizadas no Japão, conhecido como guru do gerenciamento de qualidade e reconhecido por sua importância para a melhoria dos processos produtivos nos EUA durante a segunda guerra e também por seu trabalho de consultoria com executivos japoneses (por isso, a partir da década de 50, o ciclo PDCA passou a ser conhecido como “Ciclo Deming”).

O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas relacionadas às melhorias,possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais entendíveis.

É original do estilo de gestão japonês e se difundiu no mundo através do toytismo que é o método de gestão consagrado pela montadora de veículos Toyota, famosa por seus processos racionais, enxutos e precisos, resultando em produtos de excelente qualidade e ao mesmo tempo incrivelmente baratos.

No Brasil, o PDCA se consagrou a partir do trabalho do professor Vicente Falconi, que trabalhou por anos com os japoneses, trouxe a metodologia e a adaptou ao contexto brasileiro em suas consultorias prestadas à grandes empresas do país.

Aqui na Borelli Academy além de sermos fãs do trabalho do Professor Vicente Falconi adotamos a ferramenta em nossos processos e utilizamos nos processos de consultoria com nossos clientes.

“PLAN” – O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas da empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes: a primeira fase é o estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e, a terceira é a definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do ciclo;

Além disso, é nessa fase que devem ser escolhidos os profissionais que ficarão responsáveis por comandar todo o processo e o tempo que será necessário para a conclusão.

Se você acha que planejar é escrever meia dúzias de ações, é aí que você se engana. Aqui na Borelli Academy sempre utilizamos Mapas Mentais em nossos processos, variando dependendo de cada demanda. Isso ajuda ter uma visão macro do plano, antes de transformá-los em ações. Planejar é uma habilidade.

“DO” – O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano seja rigorosamente seguido;

Habilidade para fazer algo precisa ser desenvolvida. Só assim você refletirá nos Resultados. Um bom plano identifica os gaps (lacunas) que precisam ser supridas como: treinamentos, ferramentas e outros processos.

“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dados coletados. Ela pode ocorrer concomitantemente com a realização do plano quando se verifica se o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle. Nesta fase podem ser detectados erros ou falhas;

É como dar manutenção preventiva ao processo e não corretiva. Todo projeto pode nascer em um nível BOM, e este nível bom tem que funcionar. Se funcionar, fazer "fluir" aí a próxima etapa leva o projeto de um nível BOM para um nível ÓTIMO.

“ACT” ou “ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a correção da falhas encontradas no passo anterior. Após realizada a investigação das causas das falhas ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas (através do mesmo modelo, planejar as ações, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar cada vez mais o sistema e o método de trabalho.

Aqui mora a evolução das coisas. O projeto nasceu? Tá funcionando? Então melhora! A melhoria contínua requer "lapidar" o processo. É onde nasce a criatividade cada vez maior, a inovação, a busca pelo novo. Você melhora aquilo que já funciona.

3 fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método:

Liderança atuante: “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão”, começa o consultor.

Conhecimento técnico: “Também é necessário haver conhecimento técnico disponível. Se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de fazer cerveja”.

Conhecimento aplicado: “O terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA”.

Cuidados

Todas as etapas devem ser realizadas, para tentar evitar possíveis prejuízos ou falhas;
Por ser um ciclo, não deve haver uma conclusão, um encerramento, pelo contrário, sempre deve estar sendo realizado, sempre em busca da perfeição, mesmo que seja inalcançável;
Deve-se sempre estar atento a possíveis desvios de foco, ou seja, evitar distrações que acabam reduzindo a qualidade. Sempre se deve buscar agir de acordo com o que foi planejado.

Qual a principal aplicação do PDCA?
O PDCA é aplicável a projetos e processos. Nas empresas ele é mais utilizado tanto para gestão de processos já existentes quanto para implementação de novos, já no caso das consultorias ele é mais usado em projetos.

O PDCA se aplica na identificação de falhas, ou oportunidades de melhoria em uma atividade qualquer, a esses pontos deverão ser propostas soluções baseadas em fatos e dados e então deverá ser elaborado um plano de ação com desdobramento de metas para se atingir o resultado desejado.

O PDCA é a metodologia por trás de todo o processo de gestão da qualidade utilizado na certificação ISO 9001.

Como aplicar no meu negócio?

Sugiro que você amplie o conceito primeiramente na sua vida. Assim, você aprende mais o funcionamento e depois começa a levar para o seu negócio.Aqui na Borelli Academy, sugiro que o primeiro passo seja você conversar com a gente, até porque existem muitas variáveis nos negócios e muitas vezes já temos uma solução estruturada para você. Mas, precisamos primeiro, saber sobre você.

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